Den papperslösa installatörsbranschen

– Hur du undviker debiteringsmissarna

I installatörsbranschen hanteras enorma artikelregister – sortimenten är gigantiska och grossisterna har idag en välutvecklad logistik. Det innebär att väldigt få företag som verkar inom el och VVS håller egna lager.

Visst kan det låta hisnande att en montör fogar över ett materialsortiment som spänner över hundratusentals produkter. Men vardagen ser dock något annorlunda ut. Alla dessa artiklar står visserligen till montörernas förfogande men daglig dags är det någonstans mellan 2000 och 3000 artiklar som faktiskt används. Det är i princip samma material som används hela tiden och montörerna har i allmänhet väldigt bra koll på vilka artiklar det rör sig om.

Montörernas missar

Det enorma flödet av material är med andra ord inte ett problem i sig. Det som däremot är ett större problem är att debiterbart material inte alltid följer med ända till kundens slutgiltiga faktura. Om exempelvis arbetsordernummer saknas i beställningar är det lätt att kostnaden för materialet hamnar mellan stolarna. Arbetsordernumret är ju en förutsättning för att kostnaden ska kunna knytas till den kundspecifika beställningen. Ännu vanligare är att montörer missar att ta betalt för de olika kompletterande material som tillkommer under arbetets gång. Det vill säga – artiklar som inte har beställts för ett specifikt arbete, utan som montören redan har tillgängligt, i bilen exempelvis.

Minns du vad du gjorde för en vecka sedan?

Dessa missar hade lätt kunnat fångas upp om montören hade haft möjlighet att redan under själva arbetets gång registrera materialkostnaderna. På så sätt skulle man dessutom komma bort ifrån alla pappersnoteringar som sedan ska efterregistreras på kontoret.

Ett vanligt scenario är att montörerna samlar alla veckans registrerade tider och beställningar, till slutet eller början av veckan och registrerar allt på en gång. Jobbar man i ett sådant serviceyrke, med många utförda arbeten, blir det väldigt svårt att minnas exakt vad man gjorde på förmiddagen i tisdags för en vecka sedan. Man kan visserligen ha gjort noteringar – men många gånger är de ofullständiga och dessutom tar det tid – tid som inte går att debitera kund.

Registrera i realtid

Så, hur ska man då undvika dessa veritabla slukhål av förlorade intäkter? En förutsättning är naturligtvis att man arbetar i ett system som erbjuder användaren möjlighet att i realtid registrera tid och materialkostnader via telefon eller surfplatta. När montören lämnar platsen för utfört arbete ska arbetsordern mer eller mindre vara faktureringsbar. Det ska heller inte krävas att samma tid ska registreras i något annat system som underlag för exempelvis lön eller projektkostnader. Alla sådana extra led innebär ytterligare administrativa kostnader. Dessutom innebär varje sådant manuellt steg, då man överför data från ett system till ett annat, ytterligare risk för att fel uppstår. En knapptryckning ska räcka!

Administration är inte vad det en gång var

Administrativa tjänster på företag, i de allra flesta branscher, står inför radikala förändringar. Bara för tio år sedan var det vanligt att en stor del av arbetet bestod i att manuellt registrera uppgifter i olika system. Den typen av roll har nu istället fått en granskande funktion – man övervakar snarare det administrativa flödet för att säkerställa att allt ser korrekt ut. Och rent krasst är det inte helt orimligt att föreställa sig att rätt stora personalkostnader kan reduceras genom att de administrativa sysslorna blir allt färre.

Genom att allt fler ser fördelarna i att arbeta på det här sättet har vi nu, på riktigt, kommit betydligt närmare det så omtalade ”papperslösa samhället”.

Känner du igen dig? Kontakta oss på Hantverksdata>>